La « Guerre des Clics » est déclarée !

Cet article est une introduction sur la productivité, telle que je la conçois pour ma petite entreprise. Je vous expliquerai :

• Pourquoi la productivité est la clé de mon entreprise
• Quelles sont les actions basiques réalisées devant un ordinateur.
• Que le nombre d’actions réalisables en une journée est limité.
• Qu’il ne faut surtout pas chercher à réaliser davantage d’actions chaque jour, mais plutôt à diminuer le nombre d’actions nécessaires.
• 2 exemples d’optimisation de séquences d’actions.
• Que chaque jour devrait être une bataille pour augmenter votre productivité.

Je vous souhaite une bonne lecture 🙂

La productivité, la clé de mon entreprise

Voici un petit extrait d’une discussion que j’ai eu avec l’un de mes clients, suite à la livraison d’un gros chantier :

• Le client : “Au fait, vous êtes combien dans votre agence ?”
• Moi : “Tiens, c’est amusant comme question. D’après vous, combien sommes-nous à l’agence ?”
• Le client : “Je ne sais pas moi, je dirai entre 10 et 15.”
• Moi : “Raté. En fait, nous sommes 2 : moi et ma femme.”
• Le client : “Ok… Il faudra que vous m’expliquiez comment vous faites alors.”
• Moi : “Ok, je vais rédiger un petit article sur le sujet comme ça tout le monde pourra en profiter“.

Voici donc l’article promis 🙂

Augmenter la productivité de l’entreprise, en permanence

Dans mon entreprise, la productivité est l’élément le plus travaillé. Mon boulot c’est de produire vite et bien ce dont mes clients ont besoin et pour réussir ça, il faut être toujours plus productif.

J’ai déjà décrit lors d’une conférence comment j’utilise la méthode Bulldozer pour livrer rapidement de gros chantiers. Elle est basée sur 3 leviers :

• Le regroupement des tâches.
• L’automatisation des groupes de tâches.
• La sous-traitance des tâches non automatisables.

Cette stratégie est parfaitement adaptée aux projets massifs comme publier 400 articles sur différents blogs ou créer 150 sites web.

A l’autre extrémité de ces gros chantiers, on trouve ce que j’appelle les “micros-tâches”, comme par exemple :

• Faire un copier-coller
• Télécharger une image
• Marquer qu’une facture est payée
• Enregistrer une dépense
• …

Ces petites tâches quotidiennes sont autant d’opportunités d’augmenter la productivité. Pour y parvenir, j’applique une autre méthode que j’appelle “La guerre des clics”.

C’est quoi “La guerre des clics” ?

“La guerre des clics” part d’une idée simple : au cours d’une journée nous pouvons réaliser un nombre limité “d’actions basiques” au travail. Dans le monde de l’informatique, assis devant un écran avec à disposition un clavier et une souris, je distingue 7 types d’actions basiques que l’on répète en permanence :

1) Cliquer

Pas besoin d’une grande explication : on place la souris à un endroit de l’écran et on effectue au choix :

• un clic
• un double-clic
• un triple-clic (oui, ça existe)
• un clic-droit
• un clic-milieu (clic sur la molette)

2) Positionner le curseur pour écrire du texte

Il s’agit de placer le curseur à l’endroit où l’on souhaite saisir :

1. soit avec la souris, il faut alors bien viser l’endroit où l’on souhaite placer le curseur (ce qui n’est pas forcément évident).
2. soit avec les flèches du clavier, ce qui est plus facile mais c’est assez fastidieux.

3) Cliquer-glisser

Par exemple :

• sélectionner un bout de texte avec la souris.
• attraper un fichier et le placer dans la corbeille.

4) Lire une phrase

Tout est dit.

5) Écrire quelques mots

La quantité dépendra de la rapidité de chacun à taper sur un clavier.

6) Scroller

C’est le fait de déplacer verticalement une page :

• soit en utilisant la molette de la souris.
• soit en utilisant l’ascenseur.
• soit en utilisant le clavier via :
  • les flèches du clavier
  • les touches “page suivante”/”page précédente »

7) Attendre l’affichage d’informations

Typiquement, lorsque vous êtes sur le web, vous cliquez sur un lien et vous devez attendre que la page s’affiche.

De la même façon qu’un texte est composé de lettres ou qu’une musique est constituée de notes, lorsqu’on travaille sur un ordinateur, notre journée pourrait être décrite comme une suite de ces actions basiques.

Combien d’actions peut-on effectuer par jour ?

En fonction de votre habileté à manipuler la souris et le clavier, vous pouvez réaliser plus ou moins d’actions en une journée. Par exemple, à titre personnel, j’estime que j’en réalise en moyenne 1 toute les 3 secondes, c’est à dire :

• 20 par minute
• 1.200 par heure
• 9.600 sur une journée de 8 heures

Allez, on va arrondir à 10.000, ce sera plus pratique 😉

Évidemment, c’est un peu idiot comme calcul… Figurez-vous qu’il m’arrive de boire (de l’eau), d’aller aux toilettes (conséquence directe du fait de boire), de papoter, de réfléchir (un peu quand même), de rêvasser en pensant aux jolies femmes au destin de l’humanité…

Si je suis particulièrement en forme et concentré, je vais peut-être réussir à monter à 13.000 actions par jour. Par contre, si je suis un peu malade, je tomberais peut-être à 7.000 actions.

En fait, peu importe le nombre exact, ce qu’il faut retenir c’est que chacun d’entre nous est capable d’effectuer un nombre d’actions limité chaque jour.

Par commodité, je vais conserver le nombre de 10.000 actions par jour.

N’essayez surtout pas d’augmenter votre nombre d’actions par jour !

Il n’y a que deux moyens d’augmenter le nombre d’actions par jour :

• Être plus concentré sur son travail.
• Travailler plus longtemps.

Ces deux moyens sont certes efficaces pour “disposer” de plus d’actions. Mais c’est épuisant et les conséquences à long terme peuvent être désastreuses : épuisement, stress, burn-out, vie de famille gâchée, maladies chroniques… Ce type de solution ne devrait être utilisé que de façon exceptionnelle et sur une durée très limitée.

Nous sommes des humains, pas des machines.

Essayez plutôt de diminuer le nombre d’actions nécessaires pour faire votre travail

Vu que tenter d’augmenter le nombre d’actions par jour est néfaste, il vaut mieux tenter de réduire le nombre de clics nécessaires pour obtenir un résultat. C’est ici que commence vraiment la “Guerre des clics”. 

Prenons un exemple concret : je souhaite réaliser un nouveau site web et pour l’illustrer j’ai besoin de 20 photos de chats mignons. Je vais donc sur ma banque d’image préférée (Pixabay), et je lance une recherche sur le mot-clé “chat mignon”. Miracle de la technologie, j’ai à ma disposition des milliers de photos de chats mignons gratuites (cliquez ici pour voir aller sur cette page). Il ne me reste plus qu’à télécharger 20 photos trop mignonnes.

Télécharger une image semble facile mais, sur Pixabay, c’est une procédure assez lourde. Je vais décortiquer une séquence “Enregistrer une image” pas à pas :

1. Cliquer sur une image intéressante.
2. Attendre le chargement de la page de l’image.
3. Cliquer sur le bouton “Télécharger maintenant”.
4. Cocher 1280 pixels (c’est la largeur optimale pour mon site web)
5. Cliquer sur le bouton “Télécharger”
6. Cocher la case du capcha
7. Attendre que le capcha soit validé.
8. Cliquer sur “Télécharger”
9. Attendre le chargement de l’image
10. Cliquer sur “Ok”
11. Cliquer sur “Enregistrer”
12. Cliquez sur “Précédent” pour revenir sur la page de résultat de recherche “chat mignon”
13. Attendre le chargement de la page des résultats de recherche.

Recommencer 20 fois

Au final, le téléchargement d’une image impose de réaliser 13 actions différentes. Vu que cette séquence doit être répétée 20 fois, le téléchargement des images nécessitera au moins 260 actions ! Les 10.000 actions par jour sont déjà sérieusement consommées 🙁

Voyons maintenant comment obtenir le même résultat en optimisant la séquence :

1. « Cliquer-milieu » sur 20 images intéressantes (le clic milieu va ouvrir la page de l’image dans un nouvel onglet, de ce fait le temps de chargement se fera en arrière plan, il n’est donc pas nécessaire d’attendre).
2. Une fois que les 20 images sont sélectionnées, on commence une nouvelle séquence pour enregistrer chaque image:
   1. Cliquer sur l’onglet suivant
   2. Cliquer-droit sur l’image, pour ouvrir le menu contextuel.
   3. Appuyer sur la touche “s” du clavier, ce qui déclenche “Enregistrer l’image sous”
   4. Appuyer sur la touche “Entrée” du clavier.

Recommencer 20 fois

On a donc  :

• Une première séquence de 20 clics-milieu pour ouvrir les images dans un onglet.
• Une seconde séquence de 4 actions pour enregistrer une image, à répéter 20 fois.

La séquence globale nécessite seulement 100 actions, au lieu de 260.

On obtient donc strictement le même résultat avec 60% d’actions en moins !

Voilà une belle victoire dans la “Guerre des clics” 🙂

Toutes les actions ne se valent pas

J’ai précisé en début d’article que chaque action me demande 3 secondes en moyenne. Mais vous sentez bien dans la séquence que nous venons d’analyser, que certaines actions sont plus rapides que d’autres :

• Attendre que la page des résultats soit chargées : 3 secondes (avec la fibre)
• Appuyer sur “Entrée” : 0,3 secondes

Cette différence de temps a un impact considérable sur l’optimisation des séquences.

Voyons un autre exemple, beaucoup plus basique : faire un copier-coller

Chaque jour nous réalisons des dizaines de copier-coller, mais les fait-on de façon optimale ? Voici un petit test de productivité : copiez le mot contenu dans la boîte jaune, collez-le dans la boîte verte, puis validez :

Comment avez-vous fait ?

J’ai demandé à ma mère de le faire et voici sa séquence de copier-coller :

1. Positionner la souris tout à gauche de la boîte jaune.
2. Glisser la souris, en maintenant appuyer, pour sélectionner l’ensemble du texte.
3. Faire un clic-droit.
4. Cliquer sur “Copier”.
5. Faire un clic droit sur la boite verte.
6. Cliquer sur “Coller”.
7. Cliquer sur “Valider”.

La séquence de ma mère nécessite 7 actions. Voici les temps que j’obtiens en faisant 10 essais d’affilés le plus rapidement possible :

En moyenne, en utilisant la méthode de ma mère, j’ai réalisé les copier-coller en 4,54 secondes.

Voici maintenant la séquence que j’utilise quotidiennement :

1. Triple-clic sur la boite jaune, pour sélectionner l’ensemble du texte.
2. Appuyer sur “CTRL+C”, pour copier.
3. Appuyer sur “Tabulation”, pour passer directement à la boîte verte.
4. Appuyer sur “CTRL+V”, pour coller.
5. Appuyer sur “Entrée”, pour déclencher le bouton “Valider” directement.

Ma séquence nécessite 5 actions. Voici les temps que j’obtiens en faisant 10 essais d’affilés le plus rapidement possible :

En moyenne, j’ai réalisé les copier-coller en 1,91 secondes.

Finalement, 5 actions contre 7 actions la différence n’est pas si énorme… Par contre, si on cumule les temps, on se rend compte que la séquence de ma mère nécessite 4,54 secondes, alors que la mienne demande seulement 1,91 seconde. Ma séquence est quasiment 2,5 fois plus rapide, pour obtenir strictement le même résultat !

Vous noterez que dans la précipitation, j’ai fait une erreur dans l’essai n°4. Certaines séquences, plus complexes à mettre en œuvre génère des erreurs, ce qui peut les rendre moins efficaces.

Tous ces calculs vous semblent peut-être ridicules… Allons bon, soyons sérieux, ça change quoi de faire un copier-coller en 2,63 secondes de moins ?

Imaginons que ma mère et moi, nous réalisions chaque jour 40 copier-coller (ce n’est vraiment pas beaucoup). Au cours d’une année de 300 jours, ma mère va passer 18,46 heures à faire des copier-coller. Ma séquence permet d’obtenir le même résultat en moins de 6,36 heures, soit une différence de 12 heures ! Chaque année, je travaille une journée et demi de moins que ma mère en pratiquant la “Guerre des clics” simplement sur les copier-coller…

A savoir : les personnes les plus habiles parviennent à faire le copier-coller en moins de 1 seconde ! Ce sont généralement des experts en informatique (développeurs, administrateurs systèmes…)

Regardez-vous travailler

Vous noterez que les deux exemples que je viens de vous présenter (“enregistrer une image sur Pixabay” et “copier-coller”) n’ont pas nécessité d’utiliser des outils particuliers ou d’avoir de compétences informatiques exceptionnelles. Ils nécessitent simplement :

• De détecter les séquences répétitives dans son quotidien.
• De chercher des moyens de diminuer le nombre d’actions nécessaires pour réaliser ces séquences, en utilisant différemment votre clavier et votre souris.

Optimiser vos séquences implique donc de se “regarder travailler”, ce qui n’est pas du tout évident : généralement lorsqu’on travaille, on est concentré sur la tâche elle-même, pas sur la manière de faire cette tâche.

Petite astuce : souvent le meilleur moyen de diminuer le nombre de clics est d’utiliser un maximum de raccourcis clavier. Soyez curieux et regardez quelles sont les lettres soulignés dans les menus :

“Travailler plus pour gagner plus”… Merci, mais non merci

Ce slogan politique de Nicolas Sarkozy avait une part de vérité : passer plus d’heures à travailler permet bel et bien de réaliser plus d’actions dans une journée, donc de produire plus et finalement de générer plus d’argent. Mais, on l’a vu, ce type de levier ne peut pas être utilisé à long terme, sous peine de s’épuiser.

Par contre, le slogan “Augmenter la productivité pour gagner plus” aurait été nettement plus efficace ! Cependant, l’impact politique n’aurait peut-être pas permis de gagner une élection présidentielle 🙂

Chaque jour, c’est la “Guerre des clics”

Maintenant que vous savez qu’il est possible d’être beaucoup plus productif sans vous épuiser, vous devriez chercher chaque jour comment augmenter votre productivité en optimisant vos “micros-tâches” 🙂

Bon courage !