Entrepreneurs, supprimez les données obsolètes de votre entreprise

Page publiée le 31/01/2023

A noter : cet article s’adresse principalement aux entrepreneurs (qui possèdent obligatoirement des données sur leurs clients) et aux dirigeants de services en ligne (sites web, plateformes, forums, réseaux sociaux…). Dans la suite de l’article, je parlerai simplement des « entrepreneurs » et des « données d’entreprise ».

Si vous n’êtes pas entrepreneur, cet article vous concerne aussi vu que des entrepreneurs utilisent quotidiennement vos données personnelles. Je pense que le monde se porte un peu mieux à chaque fois qu’une personne est sensibilisée aux problèmes causés par les données obsolètes 👍

Je vous souhaite une bonne lecture 🙂

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Je suis le fondateur de Bulldoz, une plateforme de mise en relation entre des entrepreneurs et leurs clients. Je travaille seul sur ce projet et, depuis 6 mois, je me concentre exclusivement sur UNE SEULE et UNIQUE tâche :

Automatiser la suppression des données obsolètes.

Depuis 6 mois, je n’ai donc quasiment pas :

• Développé de nouvelles fonctionnalités.
• Communiqué au sujet de ma plateforme.
• Cherché de nouveaux moyens de la monétiser.
• Amélioré le graphisme.
• etc.

Pourtant, automatiser la suppression des données obsolètes, ce n’est vraiment pas sexy :

• 👎 Ça ne rapporte pas d’argent (ni à court terme, ni à long terme).
• 👎 Ça ne rend pas directement service aux utilisateurs de la plateforme (c’est même perçu négativement dans certains cas).
• 👎 C’est susceptible d’engendrer des dégâts importants et irréversibles (une simple erreur de code peut entrainer de grosses pertes de données, bonjour le stress).
• 👎 C’est complexe et chronophage à mettre en place.

Malgré tous ces inconvénients, j’ai sacrifié 6 mois de travail pour venir à bout de cette tâche (et il me reste encore un peu de boulot 😅). Tout ceux à qui j’en parle ne comprennent pas pourquoi je fais ça, ils me regardent comme si j’étais dérangé et finissent par me poser la question :

« Mais, pourquoi tu t’embêtes ? Il est inutile de supprimer ces données, il te suffit de les laisser en place ou de les cacher. »

Cette réflexion est rapidement suivi de :

« D’ailleurs, il faut mieux conserver les données, ça peut toujours être utile. »

ou

« En informatique, on ne supprime JAMAIS des données ! »

Malgré tout, je pense que ce travail a été un excellent investissement à long terme pour Bulldoz et je souhaite partager cette expérience avec vous. Je vais donc rédiger une série d’articles sur les données obsolètes pour répondre à ces questions :

• Que sont les donnés obsolètes d’une entreprise ?
• Quels problèmes posent-elles ? Et, en conséquence, quels sont les avantages de les supprimer ?
• Comment les détecter ?
• Comment les supprimer proprement ?

Ce premier article a pour objectif de vous faire comprendre pourquoi les données obsolètes de votre entreprise sont un vrai problème pour vous.

Qu’est-ce qu’une donnée obsolète ?

C’est une information qui a été enregistrée un jour par votre entreprise et qui n’est plus utile.

Une information peut prendre des formes très variées :

• Le prénom d’un client ;
• La date de livraison d’une commande ;
• Une image ;
• Une vidéo ;
• Un mail ;
• Des statistiques de visites d’un site ;
• Une publicité ;
• Un article de blog ;
• Un CV de candidat ;
• Un post sur un réseau social ;
• Etc.

Cette information :

• A été enregistrée car elle a été jugée utile.
• Est utile durant un certain temps.
• A un moment donné, elle deviendra inutile et sera alors une « donnée obsolète ».

Le bon sens voudrait que cette donnée soit supprimée immédiatement, mais c’est rarement le cas car : « Il vaut mieux conserver les données, ça peut toujours être utile. »

A chaque fois que vous appliquez cette phrase, vous faites un pas de plus vers la faillite de votre entreprise 💀

Ce qui m’a fait prendre conscience du problème des données obsolètes

Je ne me suis pas réveillé un beau matin en me disant « Les données obsolètes d’entreprise sont un problème ». J’ai d’abord été confronté à ces problèmes, à plusieurs reprises, en tant qu’utilisateur de services web.

Voici 3 exemples concrets de problèmes posés par des données obsolètes. Je vais pointer du doigt des grands groupes internationaux qui, visiblement, s’en moquent complètement. Néanmoins, je pense qu’on trouvera ces problèmes dans la majorité des services en ligne 👀

1) Skype (Microsoft)

Lorsque j’ai créé mon entreprise, j’ai créé un compte Skype pour communiquer facilement. Oui, il paraît que c’est un truc de vieux, mais ça fonctionne bien 🙂

Enfin presque…

Si vous tapez « francois treca » dans la recherche, 2 comptes apparaissent : le compte que j’utilise quotidiennement (celui avec la photo) et un autre compte dont je suis bien à l’origine, mais que je n’ai pas utilisé depuis… 14 ans !

J’ai perdu les accès à cet ancien compte depuis très longtemps, mais, il est toujours là, fidèle au poste, depuis (trop) longtemps !

Cette donnée obsolète pose régulièrement problème car lorsqu’une personne cherche à me contacter via Skype, elle se retrouve face à ces 2 comptes. Si elle envoie son message au mauvais compte, je ne le recevrai jamais…

Il suffirait que Skype supprime ce vieux compte pour régler définitivement ce problème récurrent.

Quel est l’intérêt pour Skype de conserver ce compte inactif depuis 14 ans ? 🤔

La réponse est tristement simple : Aucun intérêt 😑

2) Google (Alphabet)

Si vous recherchez « francois treca » sur Google, ce résultat vous sera probablement proposé :

Déjà, il y a une information qui est complètement fausse : JE NE SUIS PAS SEXOLOGUE et je ne l’ai jamais été 🤣 C’est l’algorithme de Google qui, un beau jour, a décidé que j’étais sexologue… Vu que je ne peux pas modifier cette information, elle reste en l’état 🤪

L’autre information « Définitivement fermé » est partiellement fausse : j’avais bien une entreprise à cette adresse française, que j’ai fermé il y a plus de 6 ans, mais j’en ai ouvert une nouvelle en Espagne dans la même période. C’est trompeur car mes clients pourraient penser que je ne propose plus du tout de services, ce qui est faux.

Quel est l’intérêt pour les utilisateurs de Google de savoir que mon entreprise était présente à cette adresse il y a plus de 6 ans ? 🤔

La réponse est tristement simple : Aucun intérêt 😑

3) Twitter

Ma plateforme de mise en relation s’appelle Bulldoz et je communique sur Twitter avec le pseudo @BulldozNet. C’est bien, mais pas top : je préférerai communiquer avec le le pseudo « @Bulldoz », tout simplement.

Hélas, ce n’est pas possible car ce pseudo est déjà occupé par un autre utilisateur (j’ai masqué le prénom et le nom de la personne).

Cet utilisateur semble complètement inactif depuis 2009, c’est à dire depuis 14 ans !

J’attend depuis 5 ans que ce compte soit supprimé par Twitter pour (enfin) pouvoir utiliser ce pseudo. J’ai même fait plusieurs demandes, mais je n’ai jamais eu de réponse. Frustrant 😤

Mais quel est l’intérêt pour Twitter de conserver un compte inactif depuis 14 ans ? 🤔

La réponse est tristement simple : Aucun intérêt 😑

Etc. Etc. Etc.

Je pourrai vous montrer pleins d’autres exemples de données obsolètes qui posent régulièrement problème, notamment sur Facebook, Instagram, LinkedIn… En gros, tous les services en ligne qui conservent des données indéfiniment sont susceptibles de poser des problèmes à leurs utilisateurs.

Alors, soyons clairs, les nuisances causées par les données obsolètes sont souvent mineures, quasiment imperceptibles. C’est leur accumulation au fil des années qui finit par être problématique.

Données obsolètes et grains de poussière

Pour illustrer les problèmes posés par les données obsolètes, j’aime bien les comparer à des grains de poussière. Vous savez, ces grains de poussières en suspension qu’on ne remarque qu’en été, lorsqu’on regarde un rayon de lumière avec un angle bien précis :

Malheureusement, ces jolis grains de poussières finissent par se déposer sur les meubles, donnant un aspect de plus en plus grisâtre à votre intérieur. Au sol, c’est encore pire : les grains de poussière s’agglomèrent en « moutons ».

Précision de Magalie (ma femme) : « Ce n’est pas chez nous ! »

La présence des « moutons » dans une habitation causent des problèmes de plus en plus grave :

• Vos invités se moquent gentiment de vous 🤭 (mais ils finissent par ne plus venir 🙁).
• Les bestioles se nichent dedans et commencent à se reproduire (Beurk !).
• Les appareils électroniques finissent par casser pour cause de surchauffe (l’accumulation de poussière dans les systèmes de ventilation limite l’évacuation de la chaleur).
• Votre santé se dégrade (il n’est pas sain de vivre dans un environnement poussiéreux).

Comme vous pouvez le constater, les grains de poussière, ces choses à peine visibles et inoffensives, peuvent causer de sérieux problèmes lorsque leur minuscule capacité de nuisance s’accumule au fil du temps.

Les données obsolètes suivent exactement le même chemin :

D’abord visibles uniquement dans certaines conditions, leur accumulation finit par produire des problèmes concrets et variés pour votre entreprise.

Tout comme il est indispensable de faire régulièrement le ménage chez soi pour vivre dans une maison propre, vous devez faire régulièrement le ménage dans les données obsolètes de votre entreprise.

Les bienfaits de la suppression des données obsolètes pour votre entreprise

Avoir une bonne hygiène de données a beaucoup d’avantages, mais il ne sont pas facile à discerner. Je vais donc vous donner 3 exemples concrets :

Avantage 1 : Pas de plaintes des anciens utilisateurs

La protection des données personnelles fait partie des droits fondamentaux des êtres humains (oui, ça fait bizarre dit comme ça). Vous devez supprimer les données des anciens utilisateurs des services de votre entreprise (ça fait parti des obligation de la RGPD).

Souci : la plupart des utilisateurs ne ferment pas explicitement leur compte une fois qu’ils ne l’utilisent plus, ils se contentent de ne plus revenir. Il faut donc mettre en place un moyen de :

1. Détecter qu’un compte est sans activité.
2. Valider que les données liées peuvent être supprimées définitivement.

Dis comme ça, ça a l’air évident… Détrompez-vous, c’est plutôt un gros casse-tête 😬

Et attention ! Supprimer les données personnelles, ce n’est pas simplement effacer le prénom, le nom et l’adresse, ce serait bien trop simple 😉 Non, supprimer les données personnelles, c’est effacer toutes les traces du passage de l’utilisateur dans votre système. Ce qui est nettement plus cocasse, car si votre système n’est pas conçu pour le faire, il va probablement falloir le refondre entièrement (c’est ce que j’ai dû faire avec Bulldoz 😭).

Supprimer régulièrement vos données obsolètes :

👍 Vous épargne les plaintes des anciens utilisateurs qui souhaitent que leurs données soient supprimées.

👍 Est une étape indispensable pour être en conformité avec la RGPD.

Avantage 2 : Moins de poids à supporter

Chaque donnée à un « poids », souvent très faible (comme la poussière), mais qui a des impacts sur :

1. Le stockage : si vos données dépassent vos capacités de stockage, vous allez devoir payer de l’espace supplémentaire.
2. Le traitement : plus vous avez de données, plus les traitements à réaliser dessus (listings, transferts, mises à jour…) seront longs et complexes. Par exemple, si votre sauvegarde quotidienne met plus de 24h à se terminer, vous allez probablement avoir de gros soucis.

Encore une fois, c’est l’accumulation qui pose problème (comme la poussière).

Les informaticiens adorent fournir des solutions techniques pour résoudre ce genre de problèmes :

• « Il suffit de compresser les données avec l’algo machin. »
• « On peut traiter par lots, ce sera plus rapide. »
• « Il suffit d’optimiser le machin avec la solution bidule. »
• Etc.

Si une grande partie des données à traiter sont obsolètes, la bonne solution n’est pas d’optimiser leur stockage et leurs traitements, mais de mettre en place des processus de suppression. On est donc plutôt sur un problème de gestion que sur un problème technique (et c’est souvent moins amusant pour les informaticiens).

👍 Supprimer les données obsolètes facilite le stockage et le traitement des données.

Avantage 3 : Une entreprise plus innovante

Le format des données évolue avec le temps. Par exemple, sur Bulldoz, la date de livraison d’une commande est enregistrée depuis seulement 1 an. Auparavant, il n’était pas utile de conserver cette information.

Evidement, je ne peux plus connaître la date de livraison des commandes livrées auparavant, donc par défaut la date de livraison des anciennes commandes est « VIDE ». On peut dire que ça laisse un « trou » dans ces données.

Chaque évolution de votre entreprise est susceptible de créer des « trous » dans les anciennes données. Plus une donnée est ancienne, plus elle est « trouée ».

Les « trous » sont une véritable galère pour les développeurs car chacun d’eux est susceptible de générer des bugs. Essayez de calculer le délai moyen de livraison des commandes lorsqu’il y a des valeurs « VIDE » dans une partie d’entre elles. Pas facile 😉

Chaque « trou » génère donc du travail supplémentaire pour le développeur, qui doit gérer des cas particuliers. Pendant qu’il est occupé à baliser des « trous », il n’est pas en train de créer de nouveaux modules innovants pour votre entreprise. Hélas, le temps de travail d’une personne est limité.

La suppression des données obsolètes permet de faire disparaître les données « trouées » au fil du temps, ce qui allège la maintenance et permet de travailler sur de nouveaux développements 🙂

👍 Supprimer les données obsolètes augmente la productivité de vos développeurs.

Bref, supprimer les données obsolète, c’est cool

Il y a pleins d’autres avantages, mais les 3 que je viens de donner devraient être suffisants pour vous convaincre 😉

Bref, vous l’aurez compris, supprimer les données obsolètes régulièrement augmente globalement l’efficacité de votre entreprise 📈 Cela représente un avantage concurrentiel par rapport aux entrepreneurs qui ne le font pas.

Une problématique assez récente, liée à l’informatique

Vous noterez, qu’on rencontre assez peu de problèmes de données obsolètes d’entreprises dans le « monde physique ».

Par exemple, dans un supermarché, si un client remplit son chariot et l’abandonne, alors un employé du magasin va probablement se charger de le ranger avant la fermeture. Si ce n’était pas le cas, au bout de quelques mois, le magasin serait tellement encombré de chariots abandonnés qu’il serait impossible de circuler dans le magasin. Dans un e-commerce, les paniers abandonnés sont beaucoup moins génants.

De même, à l’époque des documents en papier, on était bien obligé de jeter les dossiers des anciens clients pour libérer de l’espace pour les nouveaux. C’est beaucoup moins vrai avec des fichiers informatiques.

De façon générale, les contraintes physiques sur le stockage des données obligent une entreprise à éliminer plus ou moins rapidement ses données obsolètes. La « numérisation » des données donnent l’impression que le stockage et le traitement des données est illimité. Malheureusement, c’est une illusion, le problème est toujours là, sous une autre forme, tapi dans l’ombre.

Pour résumer

• Les données obsolètes posent de nombreux problèmes à votre entreprise. D’abord négligeables, ils pèsent de plus en plus lourd au fil des années et peuvent même la mettre en danger.
• Il est donc nécessaire de supprimer régulièrement vos données obsolètes
• C’est un travail complexe, chronophage et qui ne rapporte pas d’argent.
• Une fois débarrassée de vos données obsolètes, votre entreprise :
  • Rencontrera moins de problèmes.
  • Sera plus simple à maintenir.
  • Pourra innover plus facilement.

Bref, supprimer les données obsolètes, est aussi motivant que d’imaginer passer un week-end à faire le ménage… Mais une fois que c’est fait, on se sent bien mieux chez soi 🙂

A vous de jouer !

Il ne tient plus qu’à vous de supprimer les données obsolètes de votre entreprise ✊

Pour vous aider à vous débarrasser de vos données obsolètes, j’expliquerai dans les prochains articles, comment j’ai procédé pour supprimer celles de Bulldoz.

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